De Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende gegevensbescherming (hierna: AVG), stelt het wettelijk kader vast dat van toepassing is op de verwerking van persoonsgegevens. Deze tekst versterkt de rechten en plichten van degenen die verantwoordelijk zijn voor de verwerking, de gegevensverwerkers, de betrokkenen en de ontvangers van gegevens.
Bijgevolg, en om de wijzigingen van de AVG ten uitvoer te leggen, is de wet nr. 78-17 van 6 januari 1978, bekend als de wet Informatique et libertés, gewijzigd bij de wet nr. 2018-493 van 20 juni 2018 door de ordonnantie nr. 2018-1125 van 12 december 2018 met betrekking tot gegevensbescherming.
Dit handvest wordt geïmplementeerd door het Comité Régional de Tourisme de Nouvelle-Aquitaine (hierna "het CRTNA" genoemd). Onze vereniging uit hoofde van de wet van 1901 draagt bij aan de uitvoering van het toerismebeleid waartoe de Regionale Raad van Nouvelle-Aquitaine heeft besloten. Haar belangrijkste taken zijn het observeren en organiseren van toerisme en het promoten van haar regio in binnen- en buitenland.
Het CRTNA beheert de regionale toeristische informatiesystemen (LEI en SIRTAQUI) samen met zijn departementale partners (ADT/CDT/Departementale raden). Samen werken zij aan de invoering van deze instrumenten binnen het regionale netwerk van de diensten voor toerisme, waarbij ook de hoofden van de sectoren worden gemobiliseerd.
In het kader van onze activiteit verwerken wij persoonsgegevens met betrekking tot de gegevens van onze partners, klanten en prospects. Voor een goed begrip van dit handvest, wordt gespecificeerd dat:
onder partners wordt verstaan alle natuurlijke of rechtspersonen die actief zijn in de toeristische sector, lid zijn van onze vereniging en/of relaties onderhouden met onze organisatie, zoals met name professionals uit de toeristische sector van de regio, projectleiders en interne en externe investeerders, instanties die verblijven organiseren, territoriale overheden en hun groeperingen of institutionele partners;
onder klanten wordt verstaan iedere natuurlijke of rechtspersoon die uit hoofde van een contract van welke aard dan ook met onze organisatie een contract heeft gesloten, waarbij wordt gepreciseerd dat het de bedoeling is te werken met professionele klanten uit de toeristische sector of het grote publiek;
onder prospects wordt verstaan: elke potentiële klant of elke contactontvanger van promotionele berichten van onze organisatie waarvan de gegevens rechtstreeks werden verzameld via contactformulieren, evenementen of onrechtstreeks via een partner van de organisatie.
Dit handvest voor de bescherming van persoonsgegevens is bedoeld om te worden toegepast in het kader van de uitvoering van de behandeling van persoonsgegevens van onze partners, klanten en prospects.
In dit verband heeft dit handvest ten doel te voldoen aan de informatieplicht van onze organisatie en aldus de rechten en plichten van onze partners, klanten en prospects met betrekking tot de verwerking van hun gegevens formeel vast te leggen.
Dit handvest heeft alleen betrekking op de verwerking waarvoor wij verantwoordelijk zijn en op de gegevens die als "gestructureerd" worden omschreven.
De verwerking van persoonsgegevens kan rechtstreeks worden beheerd door onze organisatie of door een speciaal door haar aangestelde onderaannemer.
Dit handvest staat los van elk ander document dat van toepassing kan zijn binnen de contractuele relatie die ons bindt met onze partners, klanten en prospects. Wij verwerken geen gegevens van onze partners, klanten en prospects als deze geen betrekking hebben op persoonsgegevens die door of voor onze diensten worden verzameld of in verband met onze diensten worden verwerkt, en als deze niet in overeenstemming zijn met de algemene beginselen van de AVG.
Elke nieuwe verwerking, wijziging of schrapping van een bestaande verwerking zal onder de aandacht van de partners, klanten en prospects worden gebracht door middel van een wijziging van dit handvest.
Niet-technische gegevens (afhankelijk van het gebruik)
Wij verzamelen gegevens van onze partners via:
Afhankelijk van het geval, verwerken wij de gegevens van onze klanten voor de volgende doeleinden:
Hoe lang wij de gegevens van onze partners bewaren, wordt bepaald in het licht van de wettelijke en contractuele verplichtingen die op ons rusten en, bij ontstentenis daarvan, naar gelang van onze behoeften en in het bijzonder volgens de onderstaande beginselen:
Verwerking & Opslagperiode
Klantgegevens : Voor de duur van de contractuele relatie, plus 3 jaar voor promotie- en wervingsdoeleinden, onverminderd instandhoudingsverplichtingen of verjaringstermijnen
Technische gegevens : 1 jaar na inzameling
Cookies : 13 maanden
Na het verstrijken van de termijnen worden de gegevens ofwel gewist, ofwel na anonimisering bewaard, met name voor statistische doeleinden. Zij kunnen worden bewaard in geval van precontentieuze procedures en geschillen.
Partners worden eraan herinnerd dat verwijdering of anonimisering onomkeerbare operaties zijn en dat wij ze nadien niet meer kunnen herstellen.
De verwerkingen die wij in het kader van dit beleid uitvoeren, zijn alle wettelijk gebaseerd op de uitvoering van contractuele of precontractuele maatregelen of onze opdracht van algemeen belang.
Niet-technische gegevens (afhankelijk van het gebruik)
Wij verzamelen gegevens van onze klanten via:
Afhankelijk van het geval, verwerken wij de gegevens van onze klanten voor de volgende doeleinden:
Hoe lang wij de gegevens van onze klanten bewaren, wordt bepaald in het licht van de wettelijke en contractuele verplichtingen die op ons rusten en, bij ontstentenis daarvan, naar gelang van onze behoeften en in het bijzonder volgens de onderstaande beginselen:
Verwerking & Opslagperiode
Klantgegevens : Voor de duur van de contractuele relatie, plus 3 jaar voor promotie- en wervingsdoeleinden, onverminderd instandhoudingsverplichtingen of verjaringstermijnen
Technische gegevens : 1 jaar na inzameling
Cookies : 13 maanden
Na het verstrijken van de termijnen worden de gegevens ofwel gewist, ofwel na anonimisering bewaard, met name voor statistische doeleinden. Zij kunnen worden bewaard in geval van precontentieuze procedures en geschillen.
Klanten worden eraan herinnerd dat verwijdering of anonimisering onomkeerbare operaties zijn en dat wij ze nadien niet meer kunnen herstellen.
De verwerking die wij in het kader van dit handvest uitvoeren, is allemaal wettelijk gebaseerd op de uitvoering van contractuele of precontractuele maatregelen of, in sommige gevallen, op de toestemming van de klant (bijv.: verzenden van commerciële prospectieberichten).
Niet-technische gegevens (afhankelijk van het gebruik)
Wij verzamelen gegevens van onze prospects via:
Afhankelijk van het geval verwerken wij de gegevens van onze prospects voor de volgende doeleinden:
Hoe lang wij de gegevens van onze prospects bewaren, wordt bepaald in het licht van de wettelijke en contractuele verplichtingen die op ons rusten en, bij ontstentenis daarvan, naar gelang van onze behoeften en in het bijzonder volgens de onderstaande beginselen:
Verwerking & Opslagperiode
Klantgegevens : Gedurende 3 jaar vanaf de datum van inzameling of het laatste contact met de prospect
Technische gegevens : 1 jaar na inzameling
Cookies : 13 maanden
Na het verstrijken van de termijnen worden de gegevens ofwel gewist, ofwel na anonimisering bewaard, met name voor statistische doeleinden. Zij kunnen worden bewaard in geval van precontentieuze procedures en geschillen.
Prospects worden eraan herinnerd dat verwijdering of anonimisering onomkeerbare operaties zijn en dat wij ze nadien niet meer kunnen herstellen.
De hierboven uiteengezette doeleinden van de verwerking van de prospects zijn gebaseerd op de volgende voorwaarden van rechtmatigheid:
Wij zorgen ervoor dat gegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde interne of externe ontvangers die aan een passende geheimhoudingsplicht zijn onderworpen.
Intern beslissen wij welke ontvanger toegang krijgt tot welke gegevens volgens een machtigingsbeleid.
Elke toegang met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van klanten, partners en prospects is onderworpen aan een traceerbaarheidsmaatregel.
Voorts kunnen persoonsgegevens worden meegedeeld aan elke autoriteit die wettelijk gerechtigd is daarvan kennis te nemen. In dat geval zijn wij niet verantwoordelijk voor de voorwaarden waaronder het personeel van deze autoriteiten toegang heeft tot de gegevens en ze gebruikt.
Interne ontvangers
Het binnen onze structuur bevoegde personeel (personeel belast met marketing, klantenbeheer, dienstverleners en prospects, administratief personeel, personeel belast met informatica) en hun hiërarchische verantwoordelijken.
Externe ontvangers
Klanten, partners en prospects hebben traditioneel het recht om bevestiging te vragen van het feit of hun gegevens al dan niet worden verwerkt.
Zij hebben ook een recht op toegang tot hun gegevens, d.w.z. het recht om alle informatie over de verwerking van hun persoonsgegevens te verkrijgen.
In een dergelijk geval moet de partner, klant of prospect zijn verzoek zelf formuleren en mag er geen twijfel bestaan over zijn identiteit. Bij gebreke daarvan behouden wij ons het recht voor elk element op te vragen dat het mogelijk maakt de gebruiker te identificeren, zoals een kopie van een identiteitsbewijs.
Partners, klanten en prospects hebben het recht om een kopie te vragen van hun persoonsgegevens die worden verwerkt. In het geval van een verzoek om extra kopieën, kunnen wij echter van partners, klanten en prospects verlangen dat zij voor deze kosten betalen.
Indien partners, klanten en prospects hun verzoek om een kopie van de gegevens elektronisch indienen, zal de gevraagde informatie worden verstrekt in een algemeen gebruikte elektronische vorm, tenzij anders is gevraagd.
Partners, klanten en prospects worden ervan in kennis gesteld dat dit recht op toegang geen betrekking kan hebben op vertrouwelijke informatie of gegevens waarvoor de wet geen mededeling toestaat.
Het recht op toegang mag niet op onrechtmatige wijze worden uitgeoefend, d.w.z. regelmatig met als enig doel de betrokken dienst te destabiliseren.
Wij komen tegemoet aan de vraag om bijwerkingen:
Het recht van partners, klanten en prospects om gegevens te laten wissen, is niet van toepassing in gevallen waarin de verwerking wordt uitgevoerd om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Afgezien van deze situatie kunnen partners, klanten en prospects in de volgende beperkte gevallen verzoeken om verwijdering van hun gegevens:
Partners, klanten en prospects worden ervan in kennis gesteld dat dit recht niet bedoeld is om te worden toegepast voor zover de verwerking die wij uitvoeren rechtmatig is en dat alle verzamelde persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de doeleinden van de verwerking ervan.
Wij willigen verzoeken om gegevensoverdraagbaarheid in voor het specifieke geval van gegevens die door partners, klanten en prospects zelf zijn verstrekt, op onze online diensten en voor doeleinden die uitsluitend gebaseerd zijn op de toestemming van de personen en de uitvoering van een contract. In dat geval worden de gegevens aan de aanvrager verstrekt in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat.
Wij nemen geen geautomatiseerde individuele beslissingen.
De op onze website aangeboden hulpmiddelen zijn slechts hulpmiddelen om klanten en prospects te helpen en moeten niet als anders worden beschouwd.
Partners, klanten en prospects worden ervan in kennis gesteld dat zij het recht hebben richtlijnen op te stellen met betrekking tot de bewaring, verwijdering en communicatie van hun gegevens post-mortem.
De uitoefening van voornoemde rechten geschiedt, naar keuze van de belanghebbende, per e-mail aan het adres dpo@na-tourisme.com of per post aan het volgende adres
CRT Nouvelle-Aquitaine
4 place Jean Jaurès
CS31759
33074 BORDEAUX Cedex
Partners, klanten en prospects worden op de hoogte gebracht van het verplichte of facultatieve karakter van de antwoorden door de aanwezigheid van een asterisk op elk formulier voor de verzameling van persoonsgegevens dat hun wordt voorgelegd. Als antwoorden vereist zijn, leggen wij uit wat de gevolgen zijn indien geen antwoord wordt gegeven.
Onze organisatie krijgt van haar klanten, prospects en partners het recht om hun persoonsgegevens te gebruiken en te verwerken voor de hierboven uiteengezette doeleinden.
De verrijkte gegevens die het resultaat zijn van de verwerking en analyse van onze kant, de zogenaamde verrijkte gegevens, blijven echter ons exclusieve eigendom (gebruiksanalyse, statistieken, enz.).
Wij delen u mee dat wij voor de verwerking van uw persoonsgegevens een beroep kunnen doen op een onderaannemer van onze keuze. In dat geval zorgen wij ervoor dat de verwerker voldoet aan zijn verplichtingen op grond van de AVG.
Wij verbinden ons ertoe met al onze onderaannemers een schriftelijke overeenkomst te sluiten en leggen onderaannemers dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op als wij. Bovendien behouden wij ons het recht voor om onze onderaannemers te controleren op de naleving van de bepalingen van de AVG.
Onze organisatie behoudt zich het recht voor om al dan niet te kiezen voor grensoverschrijdende stromen van persoonsgegevens die zij verwerkt.
Indien persoonsgegevens worden doorgegeven aan een land buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie, zullen wij u daarvan in kennis stellen en ervoor zorgen dat uw rechten worden geëerbiedigd. Indien nodig zullen wij een of meer contracten ondertekenen om de grensoverschrijdende gegevensstromen te regelen.
De bepalingen met betrekking tot grensoverschrijdende stromen zijn tegen ons afdwingbaar, behalve in de uitzonderingsgevallen die zijn voorzien in artikel 49 van de AVG.
Als verantwoordelijke voor de verwerking verbinden wij ons ertoe een actueel register bij te houden van alle verrichte verwerkingsactiviteiten.
Dit register is een document of applicatie waarin alle verwerkingen staan vermeld die wij als verantwoordelijke voor de verwerking verrichten.
Wij verbinden ons ertoe de toezichthoudende autoriteit op haar eerste verzoek de informatie te verstrekken die deze autoriteit in staat stelt na te gaan of de verwerking in overeenstemming is met de geldende regelgeving inzake gegevensbescherming.
Het is onze verantwoordelijkheid om de technische beveiligingsmaatregelen, fysiek of logisch, te definiëren en toe te passen die wij geschikt achten om de accidentele of onwettige vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde bekendmaking van gegevens tegen te gaan.
Daartoe kunnen wij de hulp inroepen van een derde partij van onze keuze om kwetsbaarheidsaudits of penetratietests uit te voeren met een door ons noodzakelijk geachte frequentie.
In ieder geval verbinden wij ons ertoe om, in geval van wijziging van de middelen ter waarborging van de veiligheid en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens, deze te vervangen door middelen die beter presteren. Geen enkele ontwikkeling kan leiden tot een vermindering van het veiligheidsniveau.
In geval van gehele of gedeeltelijke uitbesteding van de verwerking van persoonsgegevens verplichten wij ons ertoe contractueel veiligheidsgaranties op te leggen aan onze onderaannemers door middel van technische maatregelen ter bescherming van deze gegevens en de nodige personele middelen.
In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens verbinden wij ons ertoe de Cnil in kennis te stellen overeenkomstig de door de AVG voorgeschreven voorwaarden.
Als de inbreuk een hoog risico inhoudt voor partners, klanten en prospects en de gegevens niet zijn beschermd, zullen wij de betrokken personen op de hoogte brengen en hun de nodige informatie en aanbevelingen verstrekken.
Wij hebben een RGPD-contactpersoon aangewezen wiens contactgegevens als volgt zijn: dpo@na-tourisme.com.
In geval van nieuwe verwerking van persoonsgegevens, zullen wij eerst de AVG-contactpersoon informeren.
Indien u specifieke informatie wenst te verkrijgen of een specifieke vraag wenst te stellen, kunt u contact opnemen met de AVG-contactpersoon die u binnen een redelijke termijn een antwoord zal geven met betrekking tot de gestelde vraag of de gevraagde informatie.
Als u een probleem hebt met de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met de aangewezen AVG-contactpersoon.
Partners, klanten en prospects die bij de verwerking van hun persoonsgegevens betrokken zijn, worden op de hoogte gebracht van hun recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, namelijk het Cnil, indien zij van mening zijn dat de verwerking van hun persoonsgegevens niet in overeenstemming is met de Europese regelgeving inzake gegevensbescherming, op het volgende adres:
Cnil – Klachtenafdeling
3 Place de Fontenoy- TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07
Tel: 01 53 73 22 22
Dit handvest kan te allen tijde worden gewijzigd of aangepast in geval van juridische of jurisprudentiële ontwikkelingen, besluiten en aanbevelingen van de Cnil of praktijken.
Elke nieuwe versie van dit handvest zal onder de aandacht worden gebracht van klanten, prospecten en partners op eender welke wijze die wij bepalen, inclusief elektronisch (bv. via e-mail of online).
Voor nadere inlichtingen kunt u zich wenden tot de AVG-contactpersoon op bovenvermeld adres, in dit geval dpo@na-tourisme.com.
Voor meer algemene informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u de website van Cnil raadplegen (www.cnil.fr).